Künstliche Intelligenz ist in der Eventbranche längst angekommen, doch ihre Wirkung ist ungleich verteilt. Manche Aufgaben werden deutlich schneller, andere bleiben unverändert. Spannend ist vor allem, was sich für die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Agenturen verändert.
Erste Themenideen, Textentwürfe und Stimmungsbilder entstehen mit KI in kurzer Zeit. Das verkürzt die frühe Konzeptionsphase und verändert, was Auftraggeber erwarten: schnellere Rückmeldungen, mehr Visualisierung, mehr Varianten.
Die Studie der Personalberatung Soundings beschreibt dies als Wettbewerbsfrage: Kunden aus Branchen, in denen KI weiter verbreitet ist, tragen ihre Erwartungen an Tempo und Effizienz in die Zusammenarbeit mit Eventteams.
Wer mit KI Ideen und Bilder erzeugen kann, kommt mit anderen Ausgangspunkten zur Agentur: mit fertigen Moodboards, Textentwürfen oder konkreten Szenen im Kopf. Das ist eine Chance, weil sich Erwartungen früh sichtbar machen lassen. Es birgt aber auch das Risiko, dass ein generiertes Bild als Zusage verstanden wird.
Unsere Einschätzung: Briefings werden künftig häufiger ein KI-gestützter Ausgangspunkt sein, den eine Agentur auf Machbarkeit, Budget, Sicherheit und Dramaturgie prüft und weiterentwickelt.
Auch jenseits der Kreativarbeit verändert sich der Alltag: Briefings lassen sich strukturieren, Angebote vergleichbar aufbereiten, Teilnehmerkommunikation personalisieren und Recap-Videos schneller erstellen. Ein Fachblog nennt für die Pre-Production eine realistische Zeitersparnis von rund 30 Prozent. Solche Zahlen sind Schätzungen und hängen stark vom Einzelfall ab.
Laut der Soundings-Studie nutzt über ein Drittel der befragten Organisationen KI zur Personalisierung für Teilnehmende, und 37 Prozent setzen sie für die Auswertung nach dem Event ein. Bei großen Veranstaltungen helfen Matching-Funktionen und Assistenten, Teilnehmende zu den passenden Inhalten und Kontakten zu führen.
In der PULSE-Umfrage von Cvent und Northstar Meetings nutzen 65 Prozent der Planer generative KI, aber nur 16 Prozent sehen eine deutliche Verbesserung ihrer Arbeit. Als größte Hürde nennen viele die Datenqualität. Hinzu kommen Datenschutz und rechtliche Fragen beim Umgang mit Teilnehmerdaten.
Ein weiteres Risiko ist die Gleichförmigkeit: Wenn viele dieselben Werkzeuge mit ähnlichen Anweisungen nutzen, entstehen ähnliche Ideen. Differenzierung entsteht dann weniger in der Idee als in der Qualität von Auswahl, Anpassung und Umsetzung.
Für Auftraggeber lohnt es sich, KI als Mittel für bessere Briefings zu nutzen, nicht als Ersatz für die Auseinandersetzung mit Zielen und Zielgruppe. Für Agenturen wird entscheidend, schnell auf konkrete Vorstellungen zu reagieren und zugleich zu sagen, was davon vor Ort realistisch ist. Mehr als drei Viertel der in der Soundings-Studie Befragten wünschen sich Schulungen und Orientierung, ein Hinweis darauf, wie jung das Thema in der Praxis noch ist.
Wie wir selbst KI einsetzen, lesen Sie in KI in der Eventplanung: Werkzeug für die Konzeption. Einen Überblick über Werkzeuge gibt KI-Tools für die Eventbranche.
Zahlen aus: Cvent: PULSE-Umfrage, Prevue Meetings zur Soundings-Studie und Skill Sprinters: KI für Eventagenturen. Einordnungen mit „unsere Einschätzung“ sind Meinungen von INCENTRY.
KI macht Konzeption und Organisation schneller und Briefings konkreter. Die Anforderungen an Umsetzung, Auswahl und Verantwortung sinken dadurch nicht, sondern rücken stärker in den Mittelpunkt.
Generierte Ideen und Bilder sind Ausgangspunkte. Machbarkeit, Budget und Sicherheit sind damit nicht geklärt.
Schnell erzeugte Varianten ersetzen keine sorgfältige Auswahl und Abstimmung auf Kunde und Anlass.
Teilnehmerdaten gehören nicht in unklare KI-Dienste. Das gilt für Auftraggeber wie für Agenturen.
Bringen Sie sie mit. Wir prüfen gemeinsam, was davon umsetzbar ist, und entwickeln es weiter.
