Der Wetterbericht gehört in den Tagen vor einem Sommerfest zu den am häufigsten geöffneten Apps im Projektteam. Das Problem beginnt jedoch nicht erst, wenn Regen angekündigt wird. Ein gutes Schlechtwetterkonzept entsteht bereits bei der Planung von Location, Infrastruktur und Programm. Die wichtigste Regel: Plan B darf sich nicht wie die schlechte Version von Plan A anfühlen.
Prüfen Sie bereits bei der Locationauswahl: überdachte Flächen, Innenräume, Zelte, befestigte Wege, Strom, Entwässerung, Garderobe, Boden, Toiletten, Windschutz und Temperatur. Wer diese Fragen erst kurz vor dem Event stellt, hat kaum noch Handlungsspielraum.
Indoor-Fallback, Überdachung, befestigte Wege, Strom, Schatten und Zufahrt: die wichtigsten Prüfpunkte für eine wetterfeste Location.
Location-Checkliste herunterladen →Vollständiger Indoor-Fallback: das gesamte Programm kann nach innen wechseln.
Hybrid-Lösung: ein Teil bleibt draußen, sensible Bereiche liegen wettergeschützt.
Wetterfestes Outdoor-Konzept: Zelte, Überdachungen, Boden und Infrastruktur machen das Event weitgehend unabhängig vom Wetter.
Wetterlage, Bodenverhältnisse und betroffene Programmpunkte strukturiert erfassen, um am Entscheidungspunkt zwischen Plan A, Hybrid und Plan B sicher zu entscheiden.
Tool ansehen →Problematisch sind ausschließlich Outdoor-Aktivitäten, große Wege, empfindliche Technik und Programmpunkte ohne Ersatz. Besser sind flexible Module, Räume mit mehreren Funktionen und eine schnell anpassbare Dramaturgie.
Legen Sie im Vorfeld fest: Wer entscheidet, wann wird entschieden, welche Wetterdaten werden genutzt, welche Dienstleister müssen informiert werden und welche Umbauzeiten werden benötigt. Diese Fragen sollten nicht erst am Veranstaltungstag spontan diskutiert werden.
Ihre Gäste sollten wissen: passende Kleidung, Indoor-/Outdoor-Anteil, Anreise, Parken und mögliche Aenderungen. Kommunikation soll Sicherheit vermitteln, nicht Unsicherheit erzeugen.
Sommerfeste benötigen auch Lösungen für Schatten, Trinkwasser, Kühlung, Sonnenschutz, sensible Speisen und ausreichend Pausen. Schlechtwetterplanung bedeutet nicht nur Regenplanung.
Plan B darf sich nicht wie die schlechte Version von Plan A anfühlen.
Beim Family & Friends Day von DSV in Wien musste das Konzept für eine große Gruppe aus Mitarbeitenden und Familien tragfähig sein, unabhängig vom Tagesverlauf. Konkrete wetterbezogene Details dieses Projekts sind nicht öffentlich dokumentiert, das Beispiel zeigt aber, wie wichtig ein belastbares Grundkonzept bei großen Gruppen ist.
DSV Case Study ansehen →Wirkt bei den Gästen sofort wie eine Enttäuschung.
Führt zu Zeitdruck und schlechteren Lösungen.
Hitze und Sonne benötigen ebenso ein Konzept.
Erzählen Sie uns von Ihrem geplanten Anlass, wir denken das Wetterkonzept von Anfang an mit.
