Ein Business-Event besteht aus vielen kleinen Bausteinen, die zur richtigen Zeit ineinandergreifen müssen: Konzeptideen, Location-Absprachen, Angebote von Dienstleistern, interne Freigaben, Termine mit Kunden. Damit dabei nichts verloren geht und jeder im Team weiß, woran gerade gearbeitet wird, setzen wir in der Agentur auf AWORK, ein Projektmanagement-Tool, das gezielt für Agenturen und Kreativteams entwickelt wurde.
Für uns ist AWORK die zentrale Anlaufstelle für alle laufenden Projekte. Jedes Event bekommt darin eine eigene Struktur, mit einzelnen Aufgaben, verantwortlichen Personen und Zeitpunkten. Das klingt zunächst einfach, macht im Tagesgeschäft aber einen erheblichen Unterschied: Wenn mehrere Projekte gleichzeitig in unterschiedlichen Phasen laufen, von der ersten Konzeptidee über die Angebotsphase bis zur Umsetzung, behält das Team trotzdem den Überblick, ohne dass Absprachen in E-Mails oder einzelnen Chatnachrichten untergehen.
Gerade weil unsere Projekte selten linear verlaufen, schätzen wir an AWORK die Übersichtlichkeit: Wer ist gerade wofür zuständig, was ist erledigt, was steht als Nächstes an? Diese Fragen lassen sich jederzeit beantworten, ohne dass dafür ein eigenes Meeting nötig ist. Das entlastet nicht nur die Projektleitung, sondern gibt auch dem gesamten Team Klarheit über den aktuellen Stand.
Im Zusammenspiel mit unseren anderen Tools zeigt sich der Wert besonders deutlich: Während in AWORK die Projektstruktur und die Aufgaben liegen, laufen Kalkulation und Abrechnung bei uns über easyJOB. Beide Systeme ergänzen sich, statt sich zu überschneiden, und genau diese klare Aufgabenteilung hilft uns, effizient zu arbeiten, auch wenn mehrere Events gleichzeitig betreut werden.
Gutes Projektmanagement zeigt sich selten nach außen. Es zeigt sich vor allem darin, dass am Eventtag alles reibungslos funktioniert, weil im Hintergrund rechtzeitig die richtigen Dinge erledigt wurden. AWORK ist dafür eines unserer zentralen Werkzeuge in der täglichen Arbeit.
