Die meisten Events scheitern nicht an der großen Idee, sondern an Kleinigkeiten, die niemand rechtzeitig geklärt hat: ein fehlender Stromanschluss, ein zu knapper Zeitplan, unklare Zuständigkeiten am Eventtag. Die folgenden Tipps sind kein Ersatz für eine professionelle Planung, aber sie helfen, die wichtigsten Fragen früh zu stellen.
Bevor Sie sich Räume ansehen oder Programmpunkte sammeln, beantworten Sie drei Fragen: Warum findet das Event statt? Wer soll kommen? Was soll danach anders sein, etwa im Zusammenhalt eines Teams, in der Haltung zu einem Thema oder in der Beziehung zu Kunden?
Ein Ziel, das sich in einem Satz sagen lässt, erleichtert jede spätere Entscheidung. Es hilft bei der Auswahl von Location und Programm genauso wie bei der Frage, was weggelassen werden kann.
Legen Sie fest, wofür das Budget in erster Linie da ist: für Erlebnis, Verpflegung, Inszenierung oder Reichweite. Nicht alles kann gleichzeitig im Mittelpunkt stehen. Planen Sie außerdem einen Puffer für Unvorhergesehenes ein. Als Faustregel gelten häufig 10 bis 15 Prozent, abhängig von Größe und Komplexität des Events.
Rechnen Sie Angebote auf vergleichbare Vollkosten um, etwa pro Gast, und achten Sie darauf, was jeweils enthalten ist. Eine ausführliche Orientierung finden Sie in unserem Beitrag Firmenjubiläum: Was kostet die Planung?.
Beginnen Sie mit dem Eventtag und arbeiten Sie sich zurück: Wann müssen Einladungen draußen sein? Wann sollte die Location fix gebucht sein? Bis wann brauchen Dienstleister ihre Unterlagen? Wer hier rückwärts plant, erkennt früh, wo es eng wird.
Berücksichtigen Sie dabei Urlaubszeiten, Feiertage und Hochsaisonen in der Region. Beliebte Locations und Dienstleister sind in Spitzenzeiten oft lange im Voraus ausgebucht.
Ob eine Location passt, entscheidet sich nicht nur am Eindruck beim Besichtigungstermin. Prüfen Sie ganz praktisch:
Beim Thema Wetter lohnt der Blick in unseren Beitrag Sommerfest bei jedem Wetter. Die Grundregeln gelten für viele Outdoor-Formate.
Ein Save-the-Date, eine klare Einladung und eine einfache Anmeldung sparen später viele Rückfragen. Teilen Sie früh mit, was Gäste wissen müssen: Zeit, Ort, Anreise, Dresscode, Programm in Grundzügen, Verpflegung und Ansprechperson.
Fragen Sie Unverträglichkeiten und Barrierefreiheit ab, bevor das Catering feststeht, und gehen Sie mit personenbezogenen Daten der Teilnehmenden sorgfältig um. Bei größeren Events sollte eine Erinnerung kurz vor dem Termin Standard sein.
Ein detaillierter Ablaufplan mit Uhrzeiten, Zuständigkeiten und Kontaktdaten ist das wichtigste Dokument am Eventtag. Er sollte allen Beteiligten bekannt sein, bevor der erste Gast eintrifft. Klären Sie außerdem, wer Entscheidungen treffen darf, wenn etwas vom Plan abweicht.
Planen Sie eine kurze Teambesprechung vor Beginn ein, gehen Sie die kritischen Momente gemeinsam durch und halten Sie für typische Störungen eine Lösung bereit, etwa bei Technik, Verspätungen oder Wetter.
Sammeln Sie noch am selben oder am nächsten Tag Eindrücke vom Team, von Dienstleistern und, wenn passend, von den Gästen. Notieren Sie, was gut funktioniert hat und was Sie beim nächsten Mal anders machen würden. Wer das festhält, plant das nächste Event deutlich entspannter.
Gute Eventplanung ist vor allem Reihenfolge und Konsequenz: erst Ziel und Zielgruppe klären, dann Budget, Zeitplan und Location, und für den Eventtag Zuständigkeiten und Plan B festlegen.
Eine schöne Location löst kein unklares Ziel. Das Event wirkt dann schnell beliebig.
Kleine Änderungen und Nachbestellungen summieren sich. Ohne Reserve wird am Ende bei der Qualität gespart.
Wichtige Gäste haben ihre Termine dann bereits vergeben, und die Teilnahmequote leidet.
Wenn niemand entscheiden darf, geht in kritischen Momenten wertvolle Zeit verloren.
Erzählen Sie uns von Ihrem Anlass. Wir besprechen mit Ihnen Ziel, Rahmen und die nächsten Schritte.
