Wer ein Business Event plant, steht früh vor der Frage: selbst organisieren oder eine Eventagentur beauftragen? Und wenn Agentur, welche? In Österreich gibt es viele Eventagenturen, vom Ein-Personen-Betrieb bis zur internationalen Großagentur. Dieser Beitrag zeigt, wann eine Agentur sinnvoll ist, nach welchen Kriterien Sie Eventagenturen vergleichen können und wie die Zusammenarbeit typischerweise abläuft.
Unsere Einschätzung: Eine Agentur lohnt sich, wenn mindestens einer dieser Punkte zutrifft: Das Event ist größer oder komplexer als das, was das Team nebenbei organisieren kann, mehrere Zielgruppen sollen angesprochen werden, Gäste reisen an, das Programm umfasst mehrere Orte oder Tage, oder das Event soll eine klare Botschaft transportieren. Bei kleinen, wiederkehrenden Formaten lässt sich vieles intern lösen.
Mehr zur Abgrenzung finden Sie im Beitrag Full-Service oder punktuelle Unterstützung.
Der Leistungsumfang unterscheidet sich je nach Agentur und Auftrag. Typische Bausteine sind:
Diese Fragen helfen beim Vergleich:
Der Ablauf ist meist ähnlich: Briefing, Konzept und Angebot, Abstimmung, Umsetzung, Nachbereitung. Ein gutes Briefing enthält Anlass, Ziel, Zielgruppe, Gästezahl, Termin, Budgetrahmen und Wunschort. Je klarer diese Angaben sind, desto genauer wird das erste Konzept. Beispiele für Formate und ihre Planung finden Sie in den Beiträgen Team Event planen und Kick-off Event planen.
Gebräuchlich sind mehrere Modelle: ein Pauschalhonorar für Konzept und Organisation, ein Honorar als Anteil am Eventbudget oder eine Abrechnung nach Aufwand, jeweils zuzüglich der Kosten für Location, Catering und Technik. Welches Modell passt, hängt vom Projekt ab. Wichtig ist, dass vorab klar ist, was im Honorar enthalten ist und was als Fremdkosten dazukommt. Eine Einordnung für Kick-offs bietet der Beitrag Kick-off Kosten mit Agentur.
Die richtige Eventagentur erkennen Sie an passenden Referenzen, regionaler Kenntnis, einem klaren Vorgehen und einer nachvollziehbaren Kalkulation. Ein Gespräch mit konkreten Fragen zeigt mehr als jede Selbstdarstellung.
Für Interreg Alpine Space setzte INCENTRY das 25-jährige Jubiläum im Salzburg Congress um: zweitägig, mit Projektgeschichte, Impulsen, Ausstellung, Networking und Festabend für 300 Gäste. Ein Beispiel für ein Event mit mehreren Zielgruppen und viel Abstimmungsbedarf.
Interreg Case Study ansehen →Angebote lassen sich nur vergleichen, wenn der Leistungsumfang gleich ist. Fragen Sie, was enthalten ist.
Wer Ziel, Zielgruppe und Budgetrahmen offen lässt, bekommt Konzepte, die sich schwer vergleichen lassen.
Gute Locations und Termine sind begrenzt. Je größer das Event, desto früher sollte die Agentur an Bord sein.
Fragen Sie nach Projekten in Ihrer Größenordnung und, wenn möglich, nach einer Kundenstimme.
Im Erstgespräch klären wir Ziel, Rahmen und Aufwand und sagen Ihnen offen, ob und wie wir helfen können.
