Die Zahl der KI-Werkzeuge wächst schneller, als sich Teams damit beschäftigen können. Für die Eventplanung stellt sich deshalb weniger die Frage, welches Tool das beste ist, sondern welches Werkzeug bei welcher Aufgabe wirklich hilft. Dieser Überblick sortiert nach Einsatzbereich und benennt, wo die Grenzen liegen (Stand: Oktober 2026).
Laut der PULSE-Umfrage von Cvent und Northstar Meetings nutzen 65 Prozent der befragten Eventplaner generative KI, aber nur 16 Prozent sagen, dass sie Planung und Durchführung dadurch deutlich verbessert hat. Eine Studie der Personalberatung Soundings kommt zu einem ähnlichen Bild: Rund die Hälfte der befragten Organisationen hat begonnen, KI zu nutzen, vor allem für Inhalte und Marketing.
Der Einsatz ist also verbreitet, der Nutzen hängt jedoch stark davon ab, wofür und wie gezielt KI eingesetzt wird. Beide Quellen stammen von Anbietern bzw. Dienstleistern der Branche und sollten als Tendenz gelesen werden.
Sprachmodelle wie ChatGPT und Claude helfen, Briefings zu strukturieren, erste Ablaufideen zu formulieren, Agenden, E-Mails und FAQs zu entwerfen oder Angebote vergleichbar aufzubereiten. Beide Werkzeuge setzen wir bei INCENTRY ein, je nach Aufgabe. Auch Workspaces wie Notion AI bieten Zusammenfassungen und Suche im Planungsmaterial.
Mit Claude lassen sich außerdem Artefakte erstellen: eigenständige Ergebnisse wie Dokumente, Diagramme oder kleine interaktive Anwendungen, die neben dem Chat geöffnet, bearbeitet und geteilt werden können (laut Claude-Hilfe). Das eignet sich etwa, um eine Idee schnell als Prototyp sichtbar zu machen.
Wie wir ChatGPT in der Konzeption nutzen, beschreiben wir in ChatGPT in der Konzeption und bei ersten Moodboards. Die Ergebnisse sind Material zum Weiterarbeiten, keine fertigen Konzepte.
Für Gestaltung und Präsentation setzen wir Canva ein: für Moodboards, Decks, Beschilderung und Social-Grafiken, mit integrierten KI-Funktionen wie automatischem Freistellen. Canva und Anthropic arbeiten inzwischen enger zusammen: In Claude erstellte Artefakte und HTML-Inhalte lassen sich in den Canva-Editor importieren und dort bearbeiten, etwa Farben, Layouts und Elemente ändern, ohne den Code neu zu generieren (laut Canva, April 2026).
So kann ein in Claude entwickelter Entwurf in Canva weitergestaltet und präsentiert werden. Dazu kommen weitere Bildgeneratoren wie Midjourney oder Adobe Firefly, mit denen sich Stimmungen und Szenarien schnell visualisieren lassen.
Wie wir Canva für Konzeptideen und Kundenpräsentationen nutzen, steht in Canva: wie wir Konzeptideen entwickeln und präsentieren. Ein generiertes Bild ist dabei eine Vorstellung, keine Zusage: Ob etwas vor Ort umsetzbar ist, entscheiden Location, Technik und Material.
Für die gemeinsame Arbeit an Konzepten, Ablaufplänen und To-dos eignen sich Co-Creation-Tools wie Microsoft Loop. Laut Microsoft bündelt Loop Projektbestandteile in Arbeitsbereichen und verschiebbaren Komponenten, die in mehreren Microsoft-365-Anwendungen synchron bleiben. Copilot liefert dabei Vorschläge für Planung und Brainstorming.
Der Vorteil in der Eventplanung liegt weniger in der KI als darin, dass alle Beteiligten mit demselben, aktuellen Stand arbeiten.
Große Eventplattformen bauen KI-Funktionen in ihre Software ein. Genannt werden häufig:
Sie spielen ihre Stärke bei großen, datenreichen Formaten wie Kongressen und Messen aus. Für kleinere Firmenevents ist der Aufwand oft nicht gerechtfertigt. Viele Angaben zu Funktionen und Wirkung stammen von den Herstellern selbst.
Artlist bietet neben einem Katalog mit Musik, Soundeffekten und Filmmaterial auch KI-Generatoren für Bild, Video und Voiceover. Laut Artlist sind die Kreationen durch die Artlist-Lizenz abgedeckt, die auch die kommerzielle Nutzung einschließen soll. Prüfen Sie die Lizenzbedingungen immer für Ihren konkreten Einsatz.
Nach dem Event helfen Tools wie Descript, Opus Clip oder Submagic, aus Foto- und Videomaterial schnell Highlight-Clips und Transkripte zu erstellen. Mit Automatisierungswerkzeugen wie Zapier oder n8n lassen sich wiederkehrende Abläufe verbinden, etwa von der Anmeldung über das CRM bis zur E-Mail an die Teilnehmenden.
Hier liegt oft der unspektakulärste, aber verlässlichste Nutzen: weniger Handarbeit bei Routineaufgaben und mehr Zeit für das, was am Event wirklich zählt.
Die genannten Zahlen und Tools stammen aus folgenden Quellen, die teils Herstellerangaben enthalten: Cvent: PULSE-Umfrage, Prevue Meetings zur Soundings-Studie, Rework: KI-Tools für die Eventplanung 2026, Skill Sprinters: KI für Eventagenturen, Canva: Zusammenarbeit mit Anthropic, Artlist: KI Bild und Video, Microsoft: Loop und Claude-Hilfe: Artefakte. Das Angebot ändert sich schnell, bitte prüfen Sie Funktionen und Konditionen aktuell.
Es gibt nicht das eine KI-Tool für Events. Sprachmodelle, Grafik-Tools, Eventplattformen und Video-Werkzeuge helfen bei unterschiedlichen Aufgaben, aber Konzept, Verantwortung und Umsetzung bleiben bei Menschen.
Ohne konkreten Anwendungsfall bleibt der Nutzen gering, und der Aufwand für Einarbeitung wird unterschätzt.
Personenbezogene Daten gehören nicht in Dienste ohne geklärte Auftragsverarbeitung.
Sprachmodelle können falsche Angaben liefern. Fakten, Preise und Zusagen müssen geprüft werden.
Ein generiertes Bild zeigt eine Idee, nicht, was an einer realen Location technisch und räumlich möglich ist.
Wir zeigen Ihnen, wo KI bei Konzeption und Planung unterstützt und wo die Umsetzung Handwerk bleibt.
